アソウトのテレワークスタイルとツールを公開。

こんにちは。アソウト副代表の菊池です。
新型コロナウイルスの感染が広がり始めたころからテレワークに切り替える企業が増え、テレワーク※1という言葉を聞かない日はありませんね。

僕たちは、自分たちの働き方をテレワークだと意識していたわけではなく、それぞれ3人が同じ場所にいなかったり、肩書きが複数あり、多拠点のため、必然的にテレワークをしなければいけない環境でした。当初は、リモートワーク※2と言っていましたが。

そのため、新型コロナウイルスで外出自粛になっても、いつも通りのスタイルで仕事をしています。
テレワークが当たり前になっている僕たちは、会えないことが前提なので、寂しいとか、会いたいという気持ちは薄れてしまっているかもしれません。笑

「日頃どんな仕事の仕方しているの?」そもそも、「いったいあなたはどこにいるの?」とよく聞かれるので、そのアリバイを証明するとともに、突然のテレワーク時代到来で、仕事の仕方や、テレワークスタイルにお悩みの方に、少しでもお役に立つことができればと、まとめてみました。

※1テレワークとは、「telework」と表記され、「tele = 離れた所」と「work = 働く」の二つの言葉を組み合わせた造語 ※2リモートワークとは、「remotework」と表記され、「remote=遠隔・遠い」、「work=働く」の二つが合わさってできた造語。(リモートワークの前身がテレワーク)

アソウトメンバーそれぞれの働き方

九州の玄関口、門司港でゲストハウスを経営しながら、地域が元気になる企画を生み出す、多拠点プロデューサー

菊池勇太(きくち・ゆうた)

アソウト副代表、合同会社ポルト代表

家@福岡県福岡市
週に1回程度しか帰っておらず、自分の住まいというより奥さんが住んでいるところを間借りさせていただいているという表現が正しい。ほとんど門司港の実家もしくは、経営しているゲストハウスのスタッフルームに泊まっている。夜中に家に帰り着いても、そのまま力尽きて車で寝ることも多々ある。

職場@福岡県北九州市(門司港)と阿蘇
週の大半は門司港にいて、月に2回程度阿蘇に行く。多拠点と経営している店舗ではほとんど見かけないため、実際はいるのに、いないと思われている。ゲストハウス「PORTO」にもオフィスはあるが、社員やスタッフ、近所の人に話しかけられないように、近所のジョイフルでよく仕事するという不審な行動が多い。近所のジョイフルにはあまり近所の人がいないということはこれでわかるだろう。

港湾都市北九州を案内する。日々様々なプロジェクトを回すのは、むしろ楽しみでもある

阿蘇のスプーン曲げパワースポットでのシーン。誰でも曲げられる話にするはずが、菊池は曲げれず。(詳しくはアソウト記事、阿蘇ホットスポット「ユリゲラーもびっくりなパワースポット cafe zen」

1日のスケジュール(例)

8:00~9:00
朝起きたら最初に来ている連絡の返信をして、スケジュールとTODOを確認

 

10:00~18:00
日中は大体打ち合わせが3件程度入っている。 最近はジョイフルで隙間時間に仕事をするので、多い時は1日2~3回行く。昼の打ち合わせの間の隙間は近くのカフェ(大体ドトール)が多い

 

18:00~22:00

夕食。大体誰かとご飯を食べている。スタッフや近所の人達がほとんどで時々仕事関係の会食や飲み会がある

 

22:00~26:00

夜中パソコンを使ったデスクワークをやっている。この時間は主にデータをまとめる作業

晩御飯を食べながらの社内ミーティング。食事をしながら堅い話をしても大体締まらない

自主制作で映画を制作した頃は忙しさのピーク。この時の自分を諭したい

企画の内容を考えるのは日々の隙間時間(朝起きてすぐとか移動時間など)と打ち合わせの時に行う。企画の骨子や構成が固まるまではパソコンでの作業はやらないようにしている。ノートはよく使う。アイデアをさっと書いたり、打ち合わせ時は、書きながら相手に説明したり、まとめたりすることも多い。

朝型のライフスタイルを目指しているが、何度試みても意思が弱く朝起きれないため全く実現していない。むしろ夜型に拍車がかかっていて、アソウトを設立してから体重は増加気味。

デバイス

PC

Surface pro3

デザインなどセンスを要する作業は全くできないため、基本的にOfficeが中心。紙で印刷せずにプレゼンしたり、画面を見せたりするのにタブレットPCの方が利便性が高い。個人的にはSurfaceが使いやすく気に入っている

スマホ

Galaxy Feel2

スマホに特にこだわりはなく田舎でも電波が入るドコモを選んでいる。テザリングでどこでもWifiが使えるように通信容量は30GB

ツール

スケジュール管理

Googleカレンダー

TODOリストと合わせて使っている。カレンダーはスタッフ同士のスケジュール共有、店舗のスケジュール管理にも使っており、それぞれで色分けして使っているため、カレンダーはいつもカラフル。自分の脳みそではほとんど覚えられてなく、GoogleカレンダーとTODOリストにすぐにメモするように心がけている

ファイル管理

Google drive / Dropbox

運営している各店舗でGoogleアカウントを使っており、その店舗用の共有ファイルなどはGoogle driveで管理している。Dropboxは個人と会社のファイルサーバーとして利用

メール

Outlook / Gmail

会社のオフィシャルなメールはOutlook。店舗や自社サービスなどの共有アカウントのメールはGmailを利用

チャット

Messenger(Facebook) /  Chatwork  / LINE

Messengerはアプリを起動しなくても使えるため、使う頻度が多い。プロジェクトごとにグループを作り、そこでやり取りを行うスタイルにしている

ビデオ通話

ZOOM

最近周りでZOOMが増えたので使うようになった。基本的にビデオ通話は苦手なのでなるべく音声のみで打ち合わせしている

メモ

Dropbox paperEvernote/ 方眼ノート

Dropbox paperはMTGの際の複数人で編集や共有するために使う。議事録が主。Evernoteは仕事と個人のちょっとしたメモ。方眼ノートは頭の整理やラフ案などのメモ用。最近はよく使っており、打ち合わせ中にこれでまとめることもある

名刺管理

Eight

有料会員でいつでもデータはダウンロードできるようにしている

SNS

FacebookInstagram  / Twitter

基本的にFacebookで投稿をしている。Instgramは店舗用で使用。Twitterは最近始めたてでまだ慣れていない

情報収集用のメディア

SNS(FacebookInstagram ) / NewsPicks / YouTube / Yahooニュース

NewsPicsで経済系のニュースを見て、社会系のニュースはYahooニュース。どちらもコメント欄をかなり読んで傾向を見ている。Youtubeはラジオ代わりに使っている。世の中の流れを知るために新聞は地元紙の西日本新聞を読んだり、テレビも時々みたりしている

左脳派右脳派どちらもこさせる、最前線に欲しい頼れる実践型マネージャー

久保尭之(くぼ・たかゆき)

アソウト副代表、みなみあそ観光局戦略統括マネージャー、株式会社REASO取締役経営企画統括

家@熊本県阿蘇郡南阿蘇村

震災復興で阿蘇入り後、約2年半の居候生活を経て、南阿蘇村で1軒家古民家を購入。自宅をシェアハウスとして活用し、外国人や都会の大学生、二拠点居住者などの受け入れをしている。ちなみに社長の石垣も住んでいる。
※新型コロナの収束までは受け入れ休止。石垣と2人で、家の中でも可能な限り共用部を減らし、ソーシャルディスタンスを保ちながら暮らしている。(2020年5月1日現在)

シェアハウス兼自宅として購入した家

出勤前にはゴミ捨てをかかさない

職場@南阿蘇、他

基本的にはみなみあそ観光局がある道の駅あそ望の郷くぎのの事務所にいるが、会議やイベント対応などで外にいることも多い。自宅兼シェアハウスにもワークスペースがある

1日のスケジュール(例)

07:30 起床
08:00 通勤
08:30 事務作業
10:00 会議
12:00 事務作業
13:00 打ち合わせ
14:00 会議
16:00 打ち合わせ
17:00 事務作業
20:00 各種作業または懇親会
00:30 就寝

平日の日中は会議や打ち合わせなどコミュニケーションが必要なものを優先。週末はイベントが多いためその対応にあたる。平日の夜やイベントのない日に事務作業や経理などをまとめて行っている

デバイス

PC

HP Spectre x360 13

最近、約4年使ったMicrosoft Surface Pro4から買い換えた。今は行政とのやり取りも多いのでWindows派。PCは1台のみで、携行性とスペック、タッチパネル、バッテリー持ちとコスパの観点で選んでいる。Adobe系のソフトまである程度は使用可能

スマホ

iPhone X

機種変更の簡単さから、iPhoneから抜け出せない。観光関係の仕事柄、写真(記録用、素材用)を撮ることも多いが、基本はスマホで撮影も頑張る。それ以上のクオリティが必要な時はプロに頼む。無線充電対応なので、無線充電対応のモバイルバッテリーを使っているが、着信時などにケーブルを気にしなくてよいので便利。月20GB契約で外出時のテザリング利用も

その他

Apple Watch Series 4

腕時計にApple Watch 4を使っていて、手元で通知が確認できる。ジョギングなどはしないので、ヘルスケア機器としては生かせてはいない。たまに「立ってください」と怒られる

ツール

スケジュール管理

Googleカレンダー

紙の手帳は3日以上続いたことがない。記憶が抜け落ちがちなので、予定が入ったらその場でスマホやPCから予定を入力。クラウド型なのでスマホもPCも自動で同期される。

仕事ごとにGoogleカレンダーのアカウントがある。複数のアカウントのカレンダーを色分けしながらまとめて表示できるので便利。また、仕事によってはカレンダーがスタッフと同期されていて、お互いに閲覧することも可能

ファイル管理

Google drive

Googleのデータ流出問題もあるが、GSuiteを利用しているアカウントもあるので、原則Google Driveで統一。
クラウドにバックアップを取るのではなく、元データをクラウドに置いて、それをPCなどに同期する形式で、PCのデスクトップ上はGoogle Driveフォルダへのリンクになっている(ファイルストリームでオフラインでも編集可能)。WEBブラウザからのダウンロード先フォルダなどもGoogle Driveのフォルダに設定。スマホからもGoogle Driveアプリで同じファイルが閲覧できるので、出先でも便利。紙の資料は全てスキャンして、原則データでしか持たない。
自分のPC1台でデータ保管しているより、クラウドの方が冗長性が高い。また、PCを持っていないときでもPCさえ借りればいつもと同じデータ利用、作業が可能

メール

Gmail

Google中心のため、PCのWEBブラウザはGoogle Chromeを使っており、ブラウザのGmailメーラーからGmailアカウント/GSuiteアカウントのメールを利用。エイリアスで独自ドメインのメールアドレスも紐付けて利用しているものもある。メーラー内の検索性が高い。
スマホではiPhoneのネイティブメールアプリを使用していて、Google系に加えてYahoo!やキャリアメールなども一緒に、アカウント10個くらいをまとめてチェックできるように設定してある

チャット

Messenger(Facebook)/ Chatwork
/ Slack / LINE / Google chat (Hangouts Chat) / SMS(スマホのショートメッセージ)

所属している団体や相手によって使い分け。利用率が高いのはMessenger。SMS以外は全てスマホとPCの両方で同期しながら利用している

ビデオ通話

ZOOM / Skype

メインはZoom、相手によってはSkypeも利用。状況に応じてPCとスマホの両方から入ることがある

メモ

Word

字が汚く書くのも遅いので、また書いた紙をなくすので、紙でのメモはほとんど取らない。議事メモはWordでとって、配布資料などと合わせてGoogle Driveに整理して保存。万が一紙でメモをとった場合は、その場で紙の写真を撮って同様に保存(Google Driveはスマホからも保管可能)

名刺管理

Eight

定期的にスマホでまとめて撮影して、データ化。紙で持っているよりも検索性が圧倒的に高い

SNS

FacebookInstagram  / Twitter

いずれもプライベートではなく仕事の広報の一環としての運用がメイン。広告を打つことも多い

情報収集用のメディア

SNS(FacebookInstagram ) / NewsPicks / YouTube / Yahooニュース

全国のソーシャル系の知り合いが多いので、Facebookのタイムラインから学ぶことも多い。Yahoo!ニュースはリアルタイム検索(ネタ系含む)も常時確認している。Yahoo!ニュースやNewsPicksなど読者層の異なる複数のニュースサイトのコメントも閲覧している。
その他、Googleアラートで「南阿蘇」など自分に関連するワードを登録しており、ニュース情報をピックアップしてもらって目を通している。
新型コロナの影響が出てからは首相、専門家、都知事、熊本市長などの会見は、一次情報としてほぼ全編閲覧している。また、厚生労働省や経済産業省の他、熊本の感染者状況・対応情報のために熊本県や熊本市の行政サイト、熊本日日新聞や西日本新聞などの地方紙のサイトも1日1回は見るようにしている

ミスター標準。どこか憎めないキャラで自然と人のつながりを増やす、誰にもアテンドされないが、いつも誰かをアテンドしている社長

石垣圭佑(いしがき・けいすけ)

アソウト代表

家@熊本県阿蘇郡南阿蘇村

震災復興ボランティアで阿蘇入り後、そのまま阿蘇に移住した。現在は副代表の久保の自宅兼シェアハウスに入居中。会社では代表だが、家に帰ると居候の立場になるので社員に頭が上がらない

職場@阿蘇地域

アソウトの事務所は阿蘇市内牧の中心部分、内牧温泉の商店街の中にある。震災時に石垣も活動していたボランティア団体の拠点だったコミュニティスペースの一画を現在もお借りしている。基幹事業は阿蘇地域の不動産なので、不動産のあるところ、様々な場所に出没する

阿蘇の不動産はエリアや建物が多様で個性の宝庫、その特徴が出来るだけ伝わるような記事作りに努めている

アソウトは阿蘇人を全力で応援するというのが企業のコンセプト。不動産の他にも地域の様々な事業のお手伝いをしている。阿蘇で珈琲農家を応援する「阿蘇珈琲プロジェクト」

1日のスケジュール(例)

8:30

事務所(あーとち)のトイレ掃除(あーとちのトイレは、内牧商店街の公衆トイレでもある)

 

9:00

空き家の現地調査、写真撮影、物件所有者と打ち合わせ、電話連絡、メール確認・送信

 

12:00

賃貸物件のリフォームについて、施工業者と食事しながら打ち合わせ

 

13:00

移住希望者の相談、物件・地域の案内

 

17:00

地域の方々のところへ訪問

 

19:00

不動産関係の事務作業(間取作成、契約書作成、重要事項説明書作成、写真の整理)、webの更新、経理処理

 

23:30

帰宅、洗濯

不動産関係の事務作業は、現地や法務局、役場などで調べたことを書類にまとめるなどの作業が主。地味だがとても重要なのだと言わせて欲しい。そのほかにも管理している物件からの「お湯が出なくなった」「トイレから水が滴る」などのクラシアン的なトラブル対応や、消防団の活動、地域で人手が足りない時の加勢などのスケット業務も多い。

blog200507 (6)

阿蘇人を全力で応援するため宣伝も重要な仕事。福岡市内でのイベント出店の様子

阿蘇は自然豊かな観光資源にあふれている。体験してその良さを伝える楽しい仕事。写真は地獄温泉スズメの湯(詳しくはアソウト記事、阿蘇珈琲プロジェクト「地獄の珈琲栽培」

デバイス

PC

ノートPC(Lenovo) / 23インチ液晶モニター

不動産の書類作成時や、アソウトwebの更新作業などの事務処理時に画面が大きいと作業性が向上する

スマホ

iPhoneSE / +外付レンズ(tokyo grapher)

iPhone用外付レンズを使用して物件写真を撮影している。iPhoneで撮影しておくと、iPadでの写真の閲覧や、カメラアプリの位置情報登録許可で、スマホ画面の地図上から写真を探すことができる

タブレット

iPad(第5世代)

情報収集や、写真閲覧、グーグルマップ、ストリートビューなど、対面で情報共有するときに使用する

モバイルルーター

限界突破WiFi

データ容量制限・速度制限なし。通信回線はドコモ、au、ソフトバンクの3つを自動で切り替えているそうで、スマホが通信可能な場所は使用可能。金額は月額税別3,500円。今のところ特段不都合なく使えている。
これを持ち歩くとスマホのギガを抑えられ、事務所で固定回線を引かずに済む。モバイルルーター+スマホ代で月額11,000円程度(+会社の固定電話代)。

現在通信費をさらに減らすために、auからUQモバイルにMNPしようか検討中

ツール

スケジュール管理

Googleカレンダー

昔は手帳と併用していたが、手帳を日常的に持ち歩くのが面倒になり、阿蘇に来てからgoogleカレンダーのみになった

ファイル管理

Google drive / Dropbox / OneDrive
メインはGogle driveを使用していて、どの端末からもアクセスできる。OneDriveはMicrosoft365(旧Office365)というOfficeのサブスクリプションサービスに1TB分のオンラインストレージが付いており、写真などデータの重いもののバックアップ用として使っている。月額1,000円程度なので、オンラインストレージとMicrosoft Officeを両方とも利用したい方にはコスパが良い

メール

Gmail

Gmailを使用。PC、スマホ、タブレットで使用可能。また、会社に送られてきたFAXをpdfで受信する設定にもしている

チャット

Messenger(Facebook)/ Chatwork / LINE
メインは実名で表示されるメッセンジャーを使用。LINEはニックネームで登録されている方が多く、誰だか分からなくなるのであまり使わない

ビデオ通話

ZOOM / Skype / LINE / FaceTime

相手方に合わせた手段を利用していて、差別化はしていない

メモ

Evernote / Chatworkのマイチャット

Evernoteを約10年使用している。メモを取る程度のため無料プランでの利用。URLなどちょっとしたものの共有にはChatworkのマイチャットを使用

名刺管理

Eight

Eightを7~8年前から使用している。名刺をスマホで撮影するだけで名前、会社名、メールアドレスなどをクラウド上に登録できる。無料でも十分な機能

SNS

FacebookInstagram  / Twitter

Facebookを使用している方が周囲に多いため主に使用している。インスタはたまに見る程度。ツイッターは長州力さんのツイートを見てほっこりする専用

情報収集用のメディア

SNS(Facebook / Yahooニュース / 日経 / 熊本日日新聞 / TVニュース番組 )

Facebookは阿蘇地域の方々や、全国のローカルプレーヤーが発信する情報を収集するツールとして使用している。その他メディアは、時事ニュースの閲覧と、それに対する世間の反応を確認している

チームとしての働き方

blog200507 (1)

チームとして働けているようですが、おのおの勝手に動いているのがが実情だが、スケジュール管理や情報共有、ミーティングは定期的に行いながらプロジェクトを回しているそれぞれの動きは把握できている。どのようにやっているかを簡単にご紹介。

チームで使用ツール

スケジュール&タスク管理

Googleカレンダー

ファイル管理&共有

Google Drive

メール

Gmail

チャット

Messenger(Facebook)/ Chatwork

メモ

Dropbox Paper
チャットのやり取りも2種類あるが、基本はChatworkでのやり取り。Dropbox Paperは同時進行での編集や共有、議事録を取るときに使用。仕事の連絡はするが、ほとんどプライベートの話はしない。みんなあんまりプライベートがないからなのか、もしかしたらそれぞれ興味がなく実は不仲なのかも。笑

経理

freee
会計ソフト。収入、支出の入力や、見積書、請求書の作成管理、決算書類作成などもこれで行っている。インターネット環境があれば、スマホなどどんな端末からも利用可能。このソフトのおかげで、いまのところ税理士さんに依頼せず決算も行えている。

ミーティングのやり方

画面共有でビデオ通話無し?

基本的に石垣、久保が阿蘇、菊池が門司港の2対1で週に1回程度電話でミーティングをすることが多いです。ビデオ電話は最初から使っておらず、パソコンの画面で資料を共有しながら話をします。資料を共有しながらの方が話しやすく、かつ効率も良いので僕らはこの形がベストかなと思っています。男3人だからなのか、そもそも恋人でもないですし正直あんまり顔は見なくていいと思っています。笑

大体電話のミーティングは深夜からスタートして、久保が寝落ちをして強制終了になるパターンが多い(写真はイメージです)

信頼があるからテレワークができる

チームでの仕事はテレワークがベースですが、大事な話は阿蘇に3人集まり会って話をします。今のところ僕らはこれで特段問題なくやれているので、実はあんまり仲良くないのかもしれないです。笑

というのは冗談ですが、それぞれが仕事に関しては信頼していますし、いつも正直に腹を割って話をします。正直だからこそ、言い合いや意見の食い違いもありますが、基本的にミーティング内で結論は出して、後に持ち込まないような流れが自然とできました。

会社を設立してもう2年ほどになりますが、このようなテレワークのやり方で仕事を進めています。決して順調とはいかないですし、この形が正しいのか僕らもわかりませんが、模索しながら何となくこの形がいいかなというやり方に落ち着いてきています。

設立当初のメンバーしかいないから成り立っているところは多々あるかもしれませんが、今後新しいメンバーが増えてもこの形は大きく変わらないと思います。女性が新たにメンバーに加わるとビデオ電話をやり始めるかもしれませんが。笑

一人だとテレワークをしたことがない方でも一回やってみると案外これでいいかもという気持ちになると思いますが、チームでの仕事に関しては信頼関係あってこそ成り立つことが多々あるように感じています。

信頼関係を築いていくにはやはり会って直接話をしたり、同じ時間を過ごすことがとても大事だと思います。僕らは阿蘇の震災の時に同じ想いで阿蘇に関わり始めました。利害関係がない状態で信頼を築けたから、こういった働き方が成り立っているのかもとこの記事を書きながら改めて思いました。

テレワークが進むと人間関係が希薄になっていくと言われていますが、最近流行っているZOOM飲み会など新しいオンラインでのコミュニケーション方法で信頼関係を深めていくような時代になるかもしれません。
それでも、僕らはテレワークをしつつも直接会って話すことの良さや大切さは忘れず、これからも阿蘇の人達と共に暮らして行きたいと思います。

 

これからもアソウトをよろしくお願いします。